Google Drive is wereldwijd een van de meest gebruikte clouddiensten, omdat het veel functies gratis biedt. Eén daarvan is de mogelijkheid om bestanden te delen met derden. Het probleem is dat als u regelmatig met deze tool werkt, er een moment kan komen waarop u niet meer weet wie dat wel doet toegang tot bestanden in Google Drive.
Om uw bestanden beter te kunnen verbeteren en de privacy te kunnen controleren, gaan we uitleggen hoe u kunt weten wie de mensen zijn aan wie u toegang heeft gegeven tot bepaalde documenten of bestanden.
Alle voordelen van het delen van bestanden via Google Drive
Deze Google-tool is gemakkelijk te gebruiken en zeer toegankelijk en heeft daarom miljoenen gebruikers. Het delen van bestanden via dit platform geeft ons een aantal voordelen:
Overal toegang
De bestanden die we naar de cloud hebben geüpload, ongeacht of we ze hebben gedeeld of niet, zullen op elk moment en vanaf elk apparaat met internettoegang beschikbaar zijn. In het tijdperk van werken op afstand is dit vooral interessant.
realtime samenwerking
Een van de grote voordelen van het geven van toegang aan andere mensen tot bestanden in Google Drive is dat ze tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen werken. De rest zal de veranderingen in realtime zien, wat het werk enorm versnelt.
Versiebeheer
Drive houdt een geschiedenis bij van alle versies van uw bestanden. Dit Hiermee kunt u herzieningen aanbrengen en teruggaan naar een vorige versie voor het geval het nodig is.
Deze functionaliteit is vooral handig als u in de loop van de tijd aan hetzelfde document werkt. Bijvoorbeeld als u uw bedrijfsproject, een belangrijk rapport aan het voorbereiden bent, of als u uw afstudeerproject schrijft.
Gebruiksgemak
Zoals we eerder zeiden, is een van de grote voordelen van deze tool dat deze een eenvoudige en intuïtieve bediening heeft. Het zal voor u gemakkelijk zijn om te weten hoe mappen aanmaken en de verschillende toegangsrechten distribueren, zelfs als u Google Drive nog nooit eerder heeft gebruikt.
Ruime opslagcapaciteit
Google Drive biedt 15 GB gratis opslagruimte, wat meer dan genoeg is om honderden bestanden op te slaan en te delen. Als u echter meer ruimte nodig heeft, Je kunt kiezen voor een betaald abonnement.
Integratie met andere Google-applicaties
Drive kan worden geïntegreerd met andere Google-applicaties zoals Gmail, Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Op deze manier wordt het uitwisselen van bestanden tussen applicaties heel eenvoudig Dit verhoogt de productiviteit.
Beveiliging en privacy
Google Drive biedt geavanceerde beveiligingsmaatregelen op essentiële gebieden, zoals gegevensversleuteling tijdens verzending en in rust, waardoor de vertrouwelijkheid van de bestanden in uw cloud wordt beschermd, zelfs als u deze met andere mensen deelt.
Ook altijd u kunt bepalen wie toegang heeft tot bestanden en machtigingen wijzigen (of verwijder ze) wanneer u dit nodig acht.
Gemak van delen
U kunt bestanden op verschillende manieren delen, maar een van de eenvoudigste is door een link te genereren die u per e-mail of bericht kunt verzenden.
Wie heeft toegang tot bestanden in Google Drive?
Google Drive heeft zoveel voordelen dat u het vast wel eens hebt gebruikt om bestanden met andere mensen te delen. Als dat zo is en u wilt weten wie uw bestanden kan zien, doet u het volgende.
Ga naar het document waarvan u wilt weten met wie u het hebt gedeeld en klik op "Delen". U ziet deze optie in de rechterbovenhoek van uw apparaat.
Als je erop klikt, verschijnt het een pop-upvenster dat u vertelt welke mensen toegang hebben tot dat bestand en welke rechten ze hebben om eraan te werken.
Zoek gedeelde documenten in Google Drive
Als u deze tool al heel lang gebruikt, bent u mogelijk enkele documenten uit het oog verloren die u ooit met andere mensen hebt gedeeld. Als u die informatie nu wilt herstellen, kunt u deze openen.
Ga naar WhoHasAccess en klik op "Scan nu mijn Google Drive." Verleen de machtigingen die de tool vraagt, en laat deze zijn werk doen. Aan het einde van de scan krijgt u een lijst met uw gedeelde documenten. Daarin ziet u zowel de naam als het e-mailadres van de mensen met wie u op dat moment elk bestand hebt gedeeld.
Beheer toegangsrechten tot uw gedeelde documenten
Deel documenten via Google Drive Het is zeer nuttig op academisch en professioneel niveau. Het is echter niet altijd handig dat iedereen die toegang heeft, de inhoud kan bewerken en wijzigen.
Om meer controle over uw bestanden te hebben, biedt Drive u de mogelijkheid om verschillende toegangsrechten in te stellen. De rollen die u kunt toewijzen zijn:
- Lezer. Die persoon kan de tekst alleen lezen, maar geen wijzigingen aanbrengen in de inhoud ervan.
- Commentator. De gebruiker kan opmerkingen achterlaten, maar kan niet rechtstreeks met de tekst communiceren.
- Editor. Als u deze rol aan iemand anders toewijst, heeft deze dezelfde bewerkingsfuncties voor het document als u als maker ervan heeft.
U kunt snel de machtigingen wijzigen die u heeft verleend. Voer het document in dat u interesseert en klik op de optie "Delen". Er verschijnt een lijst met de mensen die toegang hebben tot het bestand en de eerder toegewezen rol. Door erop te klikken verschijnt er een nieuw pop-upvenster waarin u wijzigingen kunt aanbrengen.
Zo kan iemand met de rol van redacteur een eenvoudige lezer worden, en omgekeerd. Vanuit dit venster kunt u ook eventuele verleende toegangsrechten annuleren.
Als u een bepaalde gebruiker wilt blokkeren, kunt u dat ook doen. Volg deze stappen:
- Log in op Google Drive.
- Klik op het tabblad "Gedeeld met mij" die aan de linkerkant van het scherm verschijnt.
- Klik met de rechtermuisknop op een bestand voor de gebruiker waarin u geïnteresseerd bent en druk op "Blokkeren" in het vervolgkeuzemenu.
- Bevestig uw actie door nogmaals te klikken "Blokkeren".
Met deze actie heeft de geblokkeerde gebruiker geen toegang meer tot enig document dat u tussen jullie twee hebt gedeeld.
Zoals je hebt gezien, is het niet ingewikkeld om te weten wie toegang heeft tot bestanden in Google Drive. We raden u aan om te beoordelen en een beslissing te nemen over de vraag of u wel of niet geïnteresseerd bent om uw bestanden met bepaalde mensen te blijven delen.