Maak Gmail schoon Het is iets dat wij allemaal die een e-mailaccount bij de Google-service hebben, zouden moeten doen, omdat we onszelf op deze manier de problemen zouden besparen die voortkomen uit ruimtegebrek. Het is echter iets dat ons meestal behoorlijk lui maakt en waar we voor vertrekken als we geen andere keus hebben.
Als u de digitale rommel al beu bent en uw e-mailaccount zo schoon en duidelijk mogelijk wilt hebben, volgen hier enkele trucs waarmee u alles in perfecte staat kunt achterlaten.
Waarom tijd investeren in het reorganiseren van ons e-mailaccount?
Omdat het blijkt dat dit uw productiviteit en veiligheid helpt verbeteren en zelfs uw communicatieve vaardigheden verbetert, zoals we hieronder zullen zien.
Productiviteitsverbetering
Als u wilt dat productiever zijn, begin met het reorganiseren van uw e-mails. Omdat je met een overzichtelijke inbox snel de meest relevante berichten vindt, en Het voorkomt dat u tijd verspilt met het doorzoeken van e-mails die geen waarde hebben.
Met behulp van hulpmiddelen zoals tags of mappen kunt u uw taakbeheer verbeteren en altijd rekening houden met de prioriteiten.
Communicatieoptimalisatie
Een opgeruimde inbox verbetert uw communicatie, omdat u hierdoor op de hoogte blijft van welke berichten een dringende reactie vereisen. Bovendien, als alles op zijn plek zit, De kans is kleiner dat u belangrijke berichten mist.
Verbetering van de beveiliging
Als u uw account vrijhoudt van spam en e-mails die u niet interesseren, investeert u in uw veiligheid, omdat u alles gaat elimineren dat mogelijk verdacht of potentieel gevaarlijk.
Door regelmatig oude e-mails te verwijderen die gevoelige informatie bevatten, verkleint u bovendien het risico dat deze informatie in verkeerde handen terechtkomt als uw account wordt gehackt.
Ruimtebesparend
Een gratis Gmail-account bevat 15 GB gedeelde opslag tussen Gmail, Drive en Google Foto's. Hoewel het veel lijkt, kan deze ruimte sneller in beslag worden genomen dan je denkt en daarom is het raadzaam om af en toe op te ruimen en ruimte te laten voor de dingen die echt belangrijk zijn.
Het is niet de moeite waard om duizenden waardeloze e-mails te verzamelen als u van die vrije ruimte kunt profiteren om uw werk- of klasdocumenten in Drive op te slaan.
Hoe kunnen we Gmail opschonen?
Nu we weten hoe nuttig het kan zijn om een schoon en opgeruimd e-mailaccount te hebben, gaan we kijken hoe we dit kunnen bereiken.
1. Verwijder grote en oude e-mails
We gaan beginnen met het verwijderen van de informatie die vandaag niet langer nuttig voor ons is, en ook de e-mails die te zwaar zijn.
Open uw e-mailaccount en typ in de zoekbalk “size:10mb”, dit toont ons de berichten die meer dan 10 MB in beslag nemen. Als u ook een tijdelijk zoekcriterium wilt toepassen, gebruikt u deze opdrachten:
- ouder_tan:1y
- ouder_tan:6m
Op deze manier kunt u zware e-mails lokaliseren die u meer dan een jaar of meer dan zes maanden geleden heeft ontvangen. Vervolgens hoeft u alleen maar de bestanden te selecteren die u niet langer nodig heeft en deze direct te verwijderen. Als een van deze e-mails een bijlage bevat die u mogelijk nodig heeft, download deze dan en sla deze op in Drive, dan kun je het bericht verwijderen.
2. Verwijder promotionele e-mails en nieuwsbrieven
We hebben ons allemaal aangemeld voor abonnementslijsten en negeerden vervolgens de e-mails die ze ons stuurden. Het resultaat is dat we onze Gmail vol hebben met berichten die waardeloos zijn.
Om ze te verwijderen typt u in de zoekbalk “label:^smartlabel_promo”, u kunt ook zoeken met “uitschrijven” of “nieuwsbrief”. Maak van de gelegenheid gebruik om u af te melden voor nieuwsbrieven waarin u niet geïnteresseerd bent Verwijder alle e-mails die u niet nodig heeft.
Als u niet wilt dat uw persoonlijke account wordt gevuld met dit soort inhoud, kunt u een extra e-mailaccount aanmaken en deze gebruiken om u aan te melden voor nieuwsbrieven en zelfs om u te registreren op sociale netwerken. Dus uw ‘echte’ account, degene die die u gebruikt voor uw persoonlijke, zakelijke of academische communicatie U bent veiliger tegen aanvallen van hackers.
3. Gebruik filters en tags
Zodat u, zodra uw account schoon is, deze grondige opschoning in de toekomst niet opnieuw hoeft uit te voeren, moet u wennen aan het gebruik van filters en labels die de informatie segmenteren zodra de berichten binnenkomen.
Volg de route: Instellingen > Bekijk alle instellingen > Filters en geblokkeerde adressen > Nieuw filter maken.
Voer de parameters in waarvan u denkt dat ze geschikt zijn om een nieuw filter te maken. Gebruik bijvoorbeeld bepaalde trefwoorden of maak een filter voor e-mails met grote bijlagen.
Selecteer vervolgens ‘Overslaan vanuit Postvak IN’ (om de inhoud te archiveren), ‘Label toepassen’ of ‘Verwijderen’. Hierdoor verdwijnen inkomende berichten automatisch organiseren op basis van wat u hebt aangegeven.
Hoewel het in eerste instantie misschien ingewikkeld lijkt, is het eigenlijk heel eenvoudig. Wij moedigen u aan om het te proberen, omdat u zult merken dat het uw e-mailbeheer snel verbetert en u veel tijd bespaart.
4. Archiveer e-mails om Gmail op te schonen
Als u er nooit helemaal zeker van bent of u een e-mail definitief moet verwijderen, omdat u denkt dat u deze in de toekomst nodig heeft, kunt u de e-mail opschonen informatie over postvak IN.
Selecteer de e-mails die niet langer in de hoofdinbox hoeven te staan en klik op de knop 'Archiveren'. U ziet ze niet meer op de voorgrond, maar u beschikt er wel over om ze te archiveren en kunt er op elk moment bij.
Dit maakt geen ruimte vrij in uw account, maar vermindert wel aanzienlijk de hoeveelheid informatie die u ziet wanneer u uw inbox opent, en helpt u efficiënter te werken. efficiënter en beheer uw communicatie beter.
5. Gebruik de optie “Ruimte vrijmaken”.
Gmail heeft een eigen tool waarmee we ruimte kunnen vrijmaken. Ga in de linkerzijbalk naar “Opslag”, daar vindt u een optie genaamd “Ruimte beheren” of “Ruimte vrijmaken”. Als u erop klikt, ziet u e-mails met grote bijlagen en oude e-mails, dat wil zeggen informatie die door Gmail als verwijderbaar wordt geïnterpreteerd.
Controleer welke e-mails in dat gedeelte verschijnen en als uw criteria overeenkomen met die voor het opschonen van Gmail, kunt u ze allemaal direct verwijderen.